訃報のメールをどうやって誰にどこまで送っていいかわからない・・・または書き方がわからない・・・そういうことってありますよね。

かといって、訃報の性質上送らないわけにもいかず、時間はどんどんと過ぎて行ってしまいます。

  紙媒体の形で通達するのが正式ですが、迅速性と精確性が強く求められる昨今では、一度にたくさんの人に送れるメールで訃報を送ることも認められるようになってきています。

最近ではメールも一般に深く浸透しており、注意すべき点や配慮をきちんと踏まえていればとても有効な手段となりえます。

  しっかりと対処をすることで、訃報メールを送るときに自信を持ってどのようなものを送ればいいのかを知ることができます。

このページを読んで是非訃報のメールを送るときの方法や文例などをしっかり把握していただけたらと思います。

  -- この記事の目次 --
1訃報、出すときと受け取るとき、どうすればいい?
2基本的な訃報の知らせ方や順番
3どこまで伝えればいい、訃報を送る範囲と順番

4訃報をメールで出す場合の注意
5訃報の書き方と、押さえるべき事項
6訃報メールの文例
7まとめ

1訃報、出すとき受け取るとき、どうすればいい?


出典元:https://www.pakutaso.com/20111032277post-703.html

訃報はいつも突然です。

出す方も受け取る方も戸惑ってしまいがちです。

余計な混乱が起こらないように、以下に対処をまとめていきたいと思います。

 

1-1訃報を出すときの注意点、必要な内容

・いつ、だれが逝去したのか
 
・喪主は誰なのか

・通夜、葬儀のスケジュール
 
・葬儀が行われる場所が斎場なら斎場までの地図、自宅なら自宅までの地図、葬儀の形式(仏教か神道かキリスト教式か)  

・供花やお供物等を辞退する場合はその旨を記載する
 
・家族葬で親族以外の参列を断る場合はその旨を記載する、また、この場合に限っては出来れば葬儀・火葬後にお知らせする  

ことを忘れないでおきましょう。

 

1-2訃報を受け取った時の注意点

過不足なく簡潔にお悔やみの言葉を述べましょう。

できればもちろんすぐに葬儀に参列するなどをした方が良いのですが、遠方ややむを得ない事情などで式に参列できないとき、あるいは訃報がメールで来た時にはひとまず落ち着いてお悔やみのメールを返信しましょう。

 

1-3訃報メールへの返信(お悔やみ)メール文例

件名:【△△銀行〇〇支店 有村より】お悔やみを申し上げます
本文:〇〇物産株式会社     
営業部 佐藤夏美様
  このたびはお身内にご不幸があったとお伺いし、本当に驚いております。

ご尊父様のご冥福を心よりお祈り申し上げます。

心身共に大変な時期だと思いますがどうかお力落としのないように、くれぐれもご無理をなさいませんよう。

本来であれば直接お目にかかりお悔やみを申し上げたいところなのですが、都合により略儀ながらメールにて失礼をいたします。

△△銀行〇〇支店 東京都中央区日本橋〇〇ー✕✕
(役職)有村真純
tel:03-0000-0000
mail:※※※@※※※.co.jp  

2基本的な訃報の知らせ方や順番


出典元:https://www.pakutaso.com/20131234347post-3601.html

基本的な訃報の伝え方としては、電話、電報、ハガキ、メールがあります。

基本的なのは電話だと思います。

電報やハガキでは届いて確認がされるまでの間にお通夜や葬儀が行われてしまう可能性があるからです。

また、いずれのやり方で伝えるにしても、まずやるべき作業として伝える事項をまとめましょう。

・亡くなった人の名前

・亡くなった日時


・死因(簡潔に)
があります。

・お葬式の日時
・場所(まだ決まっていない場合は決まり次第改めてご連絡申し上げますという旨)

・自分(または誰か他の家族か責任者)の電話番号
 

2-1まずは電話で

どなたか・・・とりわけ家族がなくなった時にはとかく取り乱しがちですがまずは落ち着きましょう。

亡くなったのが夜中だということも大いに考えられますが、近親者への連絡は夜中であってもすぐに電話するべきです。

また、葬儀の日取りや打ち合わせの問題もあるので、葬儀社への連絡も迅速に行うのが一般的になります。

電話の難点としては、たくさんの人に均一な情報を伝えられるとは限らない、焦っているので間違って伝えてしまうことがあるかもしれない、伝えそびれを引き起こすかもしれないことがあげられます。

 

2-2メールでの訃報の知らせ方

メールでの訃報の知らせ方として良い点は電話よりも一斉に多くの人に均一な情報を伝えられるということ、正確な情報や必要な送り先さえ把握していれば人によっての伝え間違いや伝えそびれを引き起こす危険性が大幅に減ることがあげられます。

 

2-3訃報をメールで出してもいいか?

訃報をメールで出すのは迅速性・精確性、内容の把握しやすさに秀でているからですが、時と場合によっては電話を優先させた方が良い場合もあります。

それは、相手方がメールでの訃報を失礼だと感じるような場合です。

メールというコミュニケーションツールが世に浸透している今となっては、そこまで目くじらを立てるような人も少ないと思います。

しかし重大な訃報の内容をメールだけで済ますとはと思われる方がいらっしゃる場合を考えて、身近なご親族や故人の友人、お寺、町内会など、近い関係の方にはできるだけ電話で、会社関係者など大勢が関わるところへはメールで、という風に切り替えて伝えるようにしましょう。

3どこまで伝えればいい、訃報を送る範囲と順番


出典元:https://www.pakutaso.com/20160502151post-8001.html

訃報を送る範囲には決まりがありません。

どこまででも送っていいことになっていますが、極端な話見知らぬ人に訃報を送っても意味がありません。

ご親戚や故人の友人知人会社や学校関係者関係者、遺族の友人知人関係者、もっと広げても町内会の方々くらいまでにとどめておいた方が良いと思われます。

順番としては以下の小見出しの順番の通りに優先して伝えられると問題が起こりにくいと思われます。

 

3-1ご親族とお寺、葬儀会社

はじめに訃報を伝えるのは近親者や親族です。

基本的には三親等内の親族にご連絡をします。

三親等外でも故人と仲の良かった方や、葬儀に参列してほしい人には伝えます。

親戚が遠方にいる場合、葬儀に参列してほしい場合はなるべく早めに連絡をして、こちらへ来る日程を決める必要どを取る必要があるかもしれませんが、もしも家が大きく、泊めることもできそうであれば、家に泊めるのも良いでしょう。

親族への連絡が済んだら、次は葬儀社と菩提寺へのご連絡です。

お経を読んでいただいたり、葬儀の日取りを決める関係で葬儀社と菩提寺とが連携する必要があるので、気をつけましょう。

 

3-2故人の友人・知人・会社や学校関係者

次に故人の友人や知人、会社や学校関係者に訃報を伝えます。

故人の友人などには葬儀の日取りなども一緒に伝えるとスムーズです。

友人から友人へと連絡が行くこともありますが、念のために最初に電話をした人に他に仲の良い人が居なかったか確認してみると良いでしょう。

故人の友人や知人の連絡先はわからなかったり、誰と親しいか電話帳の連絡先などではわからなかったりします。

あらかじめ連絡を取りたい人が居る場合はノートやメモに記載しておくか、電話帳のグループわけをしておくなどの対策をしておくと、困らないと思います。

 

3-3遺族の友人・知人・関係者

故人の友人知人関係者への連絡が終わったら次はご遺族の友人知人関係者に連絡をします。

ご遺族の関係者の中で葬儀に参列してほしい人や、自分の会社に連絡を入れます。

忌引きとして認められる日数は故人との関係によって異なるので気をつけましょう。

配偶者だと10日間、父母だと7日間、子どもだと5日間、祖父母や兄弟、配偶者の父母は3日間、叔父叔母孫、配偶者の祖父母兄弟は1日間くらいが認められる目安です。

 

3-4近隣住民・町内会などご近所様

ご遺族の関係者への連絡が済んだら次は町内会です。

町内のつながりが希薄になっているところもありますが、まだ地方などでは町内会が葬儀の手伝いをしてくれるところもあることや、ご近所さんが弔問に来てくださることもあるので、一応念のために一報を入れておいた方が安心でしょう。

4訃報をメールで出す場合の注意


出典元:https://www.pakutaso.com/20130248053pc-1.html

訃報をメールで出すのは、たくさんの人に一瞬にして同じ文面を届けることができる反面、内容への注意を怠ると逆に大変なことになりがちです。

たとえば内容や日付、時間や場所などを間違えてしまったならば大騒ぎになるでしょう。

そうならないように気をつけましょう。

また、訃報をメールで出すこと自体が失礼だと考える人もいるので、メールで通達する相手や場所はきちんと選びましょう。

 

4-1訃報メールで決めておくこと

まずは、誰にいつ知らせるかをあらかじめ決めておくことが必要です。

・危篤になった時点ですぐに知らせて最後に一目あってほしい人

・亡くなってから訃報通知して、葬儀や告別式に参列していただきたい人

・葬儀後のお知らせでかまわない人、できれば参列は避けてほしい人


・知らせる必要のある会社、仕事関連

・知らせる必要のない会社、仕事関連
 

に、グループ分けをしておくとスムーズなのですが、これは本人しかできない作業であるため、実際にはなかなかに難しいことになるかもしれません。

できうるならば不測の事態に備えて終活ノートに記載するなどしておくといいでしょう。

4-2忌み言葉を使わない

葬式や葬儀に関係する際には不吉な意味を連想させる言葉は忌み言葉として使わないようにするのがマナーです。

式場での挨拶などのみならず、電報やお悔やみの挨拶メールなどにも使ってはいけないものなので注意をしましょう。

例:重ね重ね、たびたび、またまた、しばしば、ますます、返す返すも・・・不幸や死が繰り返されることを暗示してしまうので使ってはいけない

再三、再び、次々、続く、・・・上記と同じ理由で繰り返しを示す言葉は使ってはいけない
 


4-3敬称に気を付ける

お悔やみのメールの際の敬称には、通常の呼び方ではなく敬称を用います。

メールの場合は若干歴史も浅いので、必ずそうするとまでは決まっていませんが、マナーを忘れないためにも使った方がよいでしょう。

父・・・ご尊父様、お父様、お父上様

母・・・御母堂様、お母様、お母上様

祖父・・・御祖父様

祖母・・・御祖母様

夫・・・ご主人様、ご夫君様


妻・・・ご令室様、ご令閨様


息子・・・ご子息様、ご令息様

娘・・・ご息女様、ご令嬢様

姉、兄・・・お姉様、お兄様または名前「〇〇様」

妹、弟・・・御妹様、御弟様、または名前「〇〇様」
 


4-4機種依存文字を使わない

機種依存文字は一部の文字が文字化けしてしまいますので、使わないようにしましょう。

例を挙げるなら〇囲みの数字やローマ数字、単位や記号などです。

また、携帯電話とパソコン間でも絵文字などが文字化けすることがあります。

気をつけましょう。

絵文字が文字化けしてしまう理由は、同じ携帯電話同士でも、機種や携帯会社が違えば大部分はその絵文字そのものではなく、それに該当する絵文字に変換されるためで、対応する絵文字コードがない場合、文字化けが起こるからです。

基本的に訃報をお伝えするメールで絵文字を使うことはそれほどないようにも思われますが、励ましたりなどで使う際には注意をして使いましょう。

 

4-5セキュリティその他注意点

メールはセキュリティーソフトを使っていても、100パーセント情報漏れがないとは限りません。

その前提で使いましょう。

また、ウィルス対策はしておきましょう。

ウィルスに感染しているパソコンからメールを送ってしまうと、相手方のパソコンにもウィルスが感染してしまいます。

多くの人に一斉に送信する訃報となればなおさら、メールで送るときには注意しましょう。

予期しないトラブルによってメールが相手に届かないことがあり得ます。

例を挙げると落雷や停電、プロバイダーのトラブル、サーバーのトラブル、回線のトラブルなどです。

携帯の場合は、通信の集中具合や相手が圏外、若しくは電源を切っていたなどで受け取るまでに多少のタイムラグが生じる可能性があることを頭に入れておきましょう。

日にちが経っても何も反応がない場合には、改めて確認するか一報を入れた方が良いかもしれませんね。

5訃報の書き方と、押さえるべき事項


出典元:http://www.ashinari.com/2009/11/27-030785.php

訃報には決まった書式らしいものはないのですが、書き落としてはいけない事項はあります。

・誰がいつ亡くなったのか

お悔やみの言葉、これについては身内から身内に出す場合は不要なこともあります

・通夜、葬儀、告別式などの日取りや時間など

・葬儀の形態(仏教式か神道式かキリスト教式か無宗教か)

・場所(できれば地図も)

・喪主の氏名

・連絡先


・香典やお供物、供花などを辞退する場合はその旨を。

 

5-1社内の場合

社内向けの訃報の宛名は「各位」になります。

訃報に時節の挨拶は不要なので中央寄せで訃報と入れたらすぐに本題を提示します。

故人が社員の場合と社員の家族とでは書き方が違うので、はっきりとどちらなのかわかるように示しましょう。

また、訃報を見て弔電を打つ人もいらっしゃるので、喪主の名前、郵便番号、住所、電話番号は忘れないように入れましょう。

 

5-2社外の場合

敬語の使い方に注意が必要です。

社外に使う場合は身内の者の葬儀に関して敬語を使えません。

故人に殿や様、ご尊父ご令息御母堂ご令嬢などは使いません。

逝去なども敬語にあたるので、永眠という表現を使いましょう。

 

5-3家族葬の場合の文例

家族葬の場合は、参列者を近親者のみに限定し、ご近所、同僚、仕事関係など義理で来られる方の列席をお断りすることになりますが、参列者を限定するために通知で家族葬であること、ご香典や弔電をお断りすることをはっきりと伝える必要があります。

家族葬であると明言しても場合によっては葬儀後、ご焼香に来られる方はいらっしゃいますので、一番最初ではっきりとそう伝えておくことが大切です。

また、お通夜を行わない場合もその主旨を明言したほうが良いと思います。

以下に文例を添えます。

参考になれば幸いです。

件名:【訃報】〇〇△△逝去のお知らせ

謹啓
〇月〇日、午前〇時△分、父〇〇△△が永眠いたしました。

ここに生前のご厚誼を深謝し、謹んで通知申し上げます。

父の遺志により遺族、近親者のみでの家族葬を執り行うことに致しました。

つきましては、故人の遺志でご香典、ご弔電などのお気遣いは堅くご辞退させて戴きます。

今後も変わらぬご厚誼のほど宜しくお願い申し上げます。

平成〇〇年〇〇月〇〇日  
喪主:〇〇〇〇
住所:東京都中野区弥生町〇〇-〇〇

電話連絡先:000-0000-0000
 


5-4町内会などの場合

ご近所への方々に対する連絡としては自治会や町内会への連絡をすると手間取ることなくスムーズに済みます。

早めに町内の町内会長さんに報告し、仏式か神式かキリスト教式なのかそれとも家族葬や密葬であるのかなどを伝え、格別に親しいご近所さんの場合には直接訪問して挨拶をされた方が良いでしょう。

さらに、完全に密葬の場合は別として、それ以外の場合は町内会長さんにお願いをして地域の回覧板などで逝去や葬儀のことについて通知をしていただいた方が良いと思います。

その際にお布施やご香典、御供花などをお断りするのを明記していただくのはもちろんですが、お通夜などのことも同じく明記してもらうのを忘れないようにしましょう。

6訃報メールの文例


出典元:http://www.ashinari.com/2012/02/26-358302.php

訃報メールには固定された書式はないのですが、伝えておくべき事項と守るべきマナーは存在します。

ですので、以下にいくつかの文例を上げていきたいと思います。

 

6-1家族の死亡を会社に連絡する場合の注意点と文例

自分の家族が亡くなった場合、会社を休むことになります。

この場合、業務に支障が出ないように早めに連絡をすることにしましょう。

電話での連絡が可能な時間帯であれば、取り急ぎ家族が亡くなった旨を電話で連絡するのも手です。

Eメールで家族の死亡を会社に連絡する場合、その連絡を受けた会社は、電報の手配や通夜・葬儀などへの出席の準備を始めます。

ですので、以下の情報を連絡するように心がけてください。

・死亡日時

・死亡した者の氏名

・享年


・続柄


・死因(若すぎることやプライバシー保護に関わるなどの問題がある場合は、記載を避ける)


・通夜の日時、住所

・葬儀・告別式の日時

・住所(斎場なら斎場までの地図と住所と連絡先)


・喪主の氏名


・喪主の連絡先(電話、住所、携帯電話、emailなど)  

この連絡については喪主の氏名や斎場などの場所、細かな日時などを早く正確に伝える必要があるためメールで送ることが一般的です(またはFAXにて)
 

件名:【死亡届け】
 

平成〇年〇月〇日   営業部業務部一課長田中一郎殿   父が病気療養中の処、薬石効なく他界いたしましたので以下ご報告申し上げます。

死亡日時:平成〇〇年〇月〇日〇時〇〇分
死亡者氏名・年齢: 〇〇〇〇(振り仮名) 享年88歳
続柄:父

死因:〇〇〇〇のため(ただし、プライバシー保護の観点からや、享年が若すぎる場合、死因は書かないことがあります)
通夜:平成〇〇年〇月〇日(木)午後六時より

葬儀告別式:平成〇〇年〇月〇日(土)午後一時より午後二時まで
場所:〇〇斎場(住所、電話番号など忘れずに記載)

仏式:浄土真宗

喪主:〇〇〇〇(長男)(訃報を出した人と喪主が同一人物であるとは限らないため、喪主の氏名は必ず記載する必要があります。

また出席者が斎場に弔電や花束などを手配する際に喪主の氏名が必要となるためです)


備考:就業規則第〇条により〇月〇日から〇月〇日までの七日間慶弔休暇(慶弔休暇は義務付けがされている制度ではないので、申請の際には確認をすることが必要です)を申請させていただきます。

連絡先:営業部業務部〇〇〇〇までお願いいたします。

電話番号:自宅 00-000-0000      
携帯 000-0000-0000
     
メールアドレス〇〇✕✕@email.co.jp
 
自宅住所:東京都〇〇区〇〇123-45
 

また、正式な死亡届に関しては通常、社会保険関係の届け出等を考慮して会社によってそれぞれに定められた書式がありますので、会社の規則または担当者の指示に従って早めに提出をしましょう。

 

6-2社員・役員の家族の死亡を社内に連絡する場合の注意点と文例

以前には社員の家族が亡くなられた場合には会社内の掲示板などでお知らせする場合も多かったのですが、今は勤務形態が複雑化したこともあり、メールを使ってお知らせすることも多くなってきました。

社員の中には通夜や葬儀や告別式に参列されたい方もいらっしゃいますので、業務の支障にならないように、家族から連絡があったら極力早めに会社に連絡を入れましょう。

通夜・葬儀・告別式の時間帯によっては、勤務終了後にかなり急いで斎場などにむかわなければならない場合や、忙しい業務の合間を縫って葬儀や告別式に参加することになる場合などが発生すると思われます。

そのため、斎場の場所がすぐわかるように斎場の住所や地図、連絡先などを忘れずに添付・記載するなどの配慮をして、参列したい方々がスムーズに斎場に到着できるようにしておきましょう。

記載すべき事項は6-1の事項とほぼ同じですが、細かな表現などに差異が出てきます。

気をつけましょう。

以下は文例となります。

件名:【訃報】   社員各位  

営業部業務課〇〇〇〇殿のご尊父◇◇◇◇殿は、〇〇〇〇のため、〇月〇日〇時〇分に享年〇〇歳にて永眠なさいました。

通夜・葬儀及び告別式は下記により執り行われますので、故人のご冥福をお祈りし、謹んでここにお知らせ申し上げます。

・通夜 平成〇〇年〇月〇日午後〇時〇分より 〇〇県〇〇市〇〇町8-7のご自宅にて   (案内図を添付しましょう)  

・葬儀・告別式 平成〇〇年〇月〇日 午後〇時〇分から午後〇時〇分まで 〇〇県〇〇市〇〇町6-5の〇〇斎場にて
  (案内図を添付しましょう)  

・喪主 妻 〇〇〇〇様
 

・備考:葬儀は(仏式/神式/キリスト教式/無宗教形式)にて執り行われます。

〇〇部〇〇課 〇〇〇〇
メールアドレス〇〇◇◇@email.co.jp
内線 〇〇〇〇ー〇〇〇〇 (社内で定められた署名をつけるのを忘れないようにしましょう)  

6-3社員・役員の死亡を社内に連絡する場合の注意点と文例

会社の社員や役員が亡くなった時には、通常家族側から会社に連絡が入ります。

その際に聞いておくべき事項は、死亡日時・死因・通夜の日時・住所、葬儀・告別式の日時・住所(通夜の場所と葬儀、告別式の場所については地図や連絡先も忘れずに記載しておくと、誘導がスムーズに進みます)喪主の氏名、連絡先などです。

以下は文例です。

件名:【訃報】   社員各位  

〇〇部〇〇課 佐藤一郎殿は〇〇〇〇のため、平成〇〇年〇月〇日〇時〇分、享年〇〇歳にて永眠なされました。

通夜及び葬儀・告別式は下記の日程により執り行われますので、故人のご冥福を心よりお祈りし、謹んでお知らせ申し上げます。

・通夜 平成〇〇年〇月〇日午後〇時〇分より 〇〇県〇〇市〇〇町7-8のご自宅にて   (案内図を添付しましょう)  
・葬儀・告別式 平成〇〇年午後〇月〇日〇時〇分から午後〇時〇分まで 〇〇県〇〇市〇〇町6-5の〇〇斎場にて   (案内図を添付しましょう)  
・喪主 妻 〇〇〇〇様
・備考 葬儀は(仏式/神式/キリスト教式/無宗教形式)にて執り行われます。

 

6-4家族の死亡を関係者に連絡する場合の注意点と文例

家族が亡くなった場合、親戚、故人の勤務先、故人の同僚、故人の友人、近隣の方々、菩提寺などに連絡を取りましょう。

故人の友人や同僚については家族が必ずしも連絡先を全員把握しているとは限りません。

ですので、親しいご友人に連絡をする際に、「お手数ですが、関係者の方々へのご連絡をお願いいたします。

皆様になにとぞよろしくお伝えください」という文面を添えると良いでしょう。

以下は文例となります。

件名:【訃報】

〇〇〇〇様 父 〇〇〇〇儀 

長らく病気療養中のところ、薬石効なく平成〇〇年〇月〇日〇時〇分に逝去いたしました。

ここに生前のご厚誼を深謝し、謹んでお知らせ申し上げます。

通夜及び告別式は下記の通り(仏式/神式/キリスト教式/無宗教形式)にて執り行います。

・通夜 平成〇〇年〇月〇日 午後〇時より 〇〇県〇〇市〇〇町8-7の自宅にて (案内図を添付しましょう)

・葬儀・告別式:平成〇〇年〇月〇日午後〇時〇分から午後〇時〇分まで
〇〇県〇〇市〇〇町6-5の〇〇斎場にて (案内図を添付しましょう)

・喪主 妻 〇〇〇〇


尚、甚だ勝手ながらご供物は故人の遺志により謹んでご辞退申し上げます。

名前:〇〇〇〇
メールアドレス:〇〇〇〇@email.co.jp
住所:〇〇県〇〇市〇〇町〇ー〇
TEL:〇〇
ー〇〇〇ー〇〇〇〇
FAX:〇〇ー〇〇〇ー〇〇〇〇


7まとめ


出典元:https://www.pakutaso.com/20160456116ol-16.html  

私たちの日常には今やメールや電子機器が広く浸透しています。

仕事の連絡から旅先での写真、食事の予約に至るまで日常のありとあらゆる物事は携帯一台あれば成り立つという事実、そういう社会になってきています。

訃報であっても、それは例外ではありません。

少し前までは訃報をメールで送るというのは訃報を送られる相手を軽く扱っているように取られて推奨はされていませんでした。

しかしながら今となってはむしろ、Eメール等の伝達手段の広がりにより、葬儀社の側の手続きや準備の速度も速まっていることなどもあって、訃報をメールで送った方が正確な上に早く確実であるという事実があります。

TPOを見極める必要は無論出てきますが、きちんと記載事項がまとめられているものならば、十分に訃報を伝えるメールは有効ですし、その作成に当たってメールの主な記載事項と文面がある程度把握できる文例も有事の際にはとても実用的だと思います。

何よりも、知っていればいざというときに素早く行動が起こせるのですから、訃報をメールで送るのは時間や日時などが立て込みがちな葬儀関連において重要なことであり、またそれを早く作成するためにも、文例を覚えておくのは良いことです。

この記事を読むことで訃報のメールに書いておくべき記載事項やメールの文例などを簡単に把握することができると思います。